Aula Prática Gestão de Eventos

Aula Prática Gestão de Eventos

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ROTEIRO DE AULA PRÁTICA

NOME DA DISCIPLINA: Gestão de Eventos

Unidade: 2 – Planejamento de eventos

Aula: 3 – Projeto de um evento

OBJETIVOS

Definição dos objetivos da aula prática:

A proposta desta atividade prática está amparada nos seguintes objetivos:

• Refletir sobre os tipos de produção de eventos;
• Conhecer as técnicas, ferramentas e passos básicos para a organização de eventos;
• Aplicar as técnicas de planejamento e execução aprendidas para a realização do planejamento

de um mini wedding

SOLUÇÃO DIGITAL:

– Computador com acesso à internet;

– Planilha de excel, word e powerpoint ou similares (para montar apresentação de

slides).

PROCEDIMENTOS PRÁTICOS E APLICAÇÕES

A indústria de eventos para casamentos geralmente gera dinheiro. Os casamentos são eventos

significativos na vida das pessoas e muitos casais desejam celebrar esse momento especial com

seus amigos e familiares. Isso cria uma demanda por serviços e produtos relacionados a

casamentos, como planejadores de casamento (gestores de eventos, promoters), locais de

recepção (salões de eventos, chácaras, igrejas), serviços de catering (buffet e coquetelaria),

fotógrafos (vídeo e foto), floristas (floriculturas), empresas de aluguel de equipamentos e

decoração, músicos e DJs, entre outros, ufa… organizar um casamento dá trabalho!

A indústria de eventos para casamentos é bastante lucrativa, especialmente em regiões onde os

casamentos são tradicionalmente grandes celebrações e os casais estão dispostos a investir em

detalhes e experiências personalizadas. No entanto, o sucesso financeiro nesse setor pode variar

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dependendo da localização geográfica, da economia local, da concorrência, da reputação do

negócio e de outros fatores.

É importante ressaltar que a indústria de eventos para casamentos também pode ser sazonal,

com períodos de alta demanda, como durante a primavera e o verão, e períodos mais calmos em

outras épocas do ano. Além disso, as flutuações econômicas e outros eventos imprevistos podem

afetar a disposição das pessoas em gastar dinheiro com casamentos. Portanto, é essencial que

as empresas desse setor e os profissionais da gestão de eventos (você, no caso) sejam

adaptáveis, criativas e capazes de oferecer serviços de qualidade para se destacarem e

garantirem o sucesso financeiro.

Fonte: IA Cogna

O papel do Gestor de Eventos

Um gestor de eventos, também conhecido como promoter, organizador de eventos ou planejador

de eventos, é responsável por planejar, coordenar e executar todos os aspectos envolvidos na

realização e entrega com qualidade de um evento. Esses profissionais desempenham um papel

fundamental na indústria de eventos, seja para casamentos, conferências, exposições, festivais,

lançamentos de produtos ou qualquer outro tipo de evento. Aqui estão algumas das principais

responsabilidades e atividades de um gestor de eventos:

Definição dos objetivos do evento

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O gestor de eventos trabalha em conjunto com o cliente para entender e definir os objetivos do

evento. Isso pode incluir estabelecer metas específicas, como aumentar a conscientização sobre

uma marca, gerar vendas, promover networking ou fornecer entretenimento. Orçamento e

planejamento financeiro O gestor de eventos é responsável por desenvolver e gerenciar o

orçamento do evento. Isso envolve estimar os custos envolvidos em cada aspecto do evento,

como local, decoração, equipamentos de áudio e vídeo, catering, entre outros. Eles também são

responsáveis por acompanhar os gastos e garantir que o evento permaneça dentro do orçamento

estabelecido. Seleção e reserva de fornecedores O gestor de eventos pesquisa, seleciona e

contrata fornecedores e prestadores de serviços necessários para o evento. Isso pode incluir

fornecedores de alimentos e bebidas, empresas de aluguel de equipamentos, artistas,

palestrantes, fotógrafos, entre outros. Eles negociam contratos, estabelecem prazos e garantem

que todos os detalhes sejam acordados e documentados.

Coordenação logística

O gestor de eventos é responsável por toda a logística do evento. Eles lidam com questões como

a seleção e reserva do local, organização do transporte, alojamento para os participantes, layout

do espaço, planejamento da agenda do evento e coordenação das atividades no local.

Gerenciamento de equipes Dependendo do tamanho do evento, o gestor de eventos pode

supervisionar uma equipe de profissionais, como coordenadores de eventos, assistentes,

técnicos de som e iluminação, recepcionistas, entre outros. Eles atribuem tarefas, supervisionam

o trabalho das equipes e garantem a colaboração eficiente entre todos os envolvidos.

Coordenação do dia do evento

No dia do evento, o gestor de eventos supervisiona todas as atividades para garantir que tudo

ocorra conforme planejado. Eles coordenam a chegada e a configuração dos fornecedores,

supervisionam a equipe, resolvem problemas de última hora, garantem a execução do

cronograma e lidam com qualquer imprevisto que possa surgir.

Avaliação pós-evento

Após o término do evento, o gestor de eventos realiza uma avaliação para analisar o sucesso do

evento, identificar áreas de melhoria e coletar feedback dos participantes e clientes. Isso ajuda a

aprimorar futuros eventos e a manter relacionamentos com clientes e fornecedores. Logo, um

gestor de eventos é responsável por todas as etapas do processo de planejamento e execução

de um evento, desde a definição dos objetivos até a avaliação pós-evento. Eles desempenham

um papel fundamental na garantia do sucesso e satisfação dos participantes, coordenando todos

os detalhes logísticos e operacionais do evento. No caso de um mini wedding, o foco é agradar

e atender bem aos seus clientes, os noivos!

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Desafios da gestão de eventos

O maior desafio quando falamos em gestão de eventos é lidar com pessoas difíceis durante a

organização do evento, desde clientes, colaboradores e até fornecedores… é um tanto quanto

desafiador! Você como um (a) profissional competente da gestão de eventos irá se sair bem neste

quesito com os direcionamentos a seguir. Situações que podem ocorrer durante ao planejamento,

organizações e entrega de um evento:

Diferenças individuais: Cada pessoa é única, com personalidades, experiências, habilidades e

perspectivas diferentes. Essas diferenças podem levar a mal-entendidos, conflitos e dificuldades

na comunicação e na colaboração. Para sair destes conflitos é sempre importante ouvir a outra

parte e buscar soluções agradáveis para todos.

Conflitos de interesse entre o casal: As pessoas têm objetivos e interesses individuais, que

nem sempre estão alinhados com os interesses do outro, isso acontece também com casais,

quando estão planejando o casamento. É necessário que você dê opções ou casal e também

espaço para que possam decidir.

Comunicação ineficaz: A comunicação é essencial no ambiente de trabalho, mas nem sempre

é clara e eficaz. Mal-entendidos, falta de clareza, falta de escuta ativa e problemas de

comunicação não verbal podem levar a erros, frustrações e conflitos. Saber se comunicar bem

com clientes, colaboradores e fornecedores é essencial neste ramo.

Hierarquia e poder: Em muitos locais de trabalho, existem estruturas hierárquicas e diferenças

de poder entre os membros da equipe. Isso pode criar dinâmicas de poder desequilibradas,

dificultando a colaboração e a tomada de decisões justas. Logo, tenha bem em sua equipe o

papel de cada um e a quem respondem.

Estresse e pressão: O ambiente de trabalho de gestão de eventos muitas vezes envolve prazos

apertados, demandas intensas e pressão por resultados. Isso pode aumentar o estresse e afetar

negativamente as interações entre as pessoas, levando a conflitos e dificuldades na

comunicação. Neste sentido sempre é importante saber reagir com calma e foco, para entregar

o evento da melhor forma possível deixando o processo mais leve e agradável.

Falta de habilidades de gestão de conflitos: Nem todas as pessoas têm habilidades eficazes

para lidar com conflitos de forma construtiva. A falta de habilidades de resolução de conflitos pode

levar a ressentimentos, falta de cooperação e deterioração dos relacionamentos interpessoais.

Evite estas situações, negociações e sanções são comuns de acontecer, mas sempre preze pela

ética e pelo respeito ao próximo. Embora lidar com pessoas no trabalho possa ser desafiador, é

importante desenvolver habilidades de comunicação, empatia, resolução de conflitos e trabalho

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em equipe. Investir em um ambiente de trabalho positivo, promover a diversidade e a inclusão, e

incentivar a colaboração pode ajudar a superar esses desafios e criar relações mais saudáveis e

produtivas no local de trabalho. Lembre-se, lidar com pessoas, não é simples, mas você pode se

posicionar de forma leve e organizada buscando oferecer o melhor evento para seus clientes,

neste caso, um mini wedding muito agradável e animado!

Fonte: IA Cogna

Procedimentos para a realização da atividade:

Afinal, o que é um mini wedding? É um casamento pequenino, literalmente! As características

principais de um mini Wedding incluem: Número reduzido de convidados. Geralmente, um mini

wedding tem até 50 convidados, embora esse número possa variar dependendo das preferências

dos noivos. A ideia é criar uma atmosfera acolhedora e íntima, permitindo que os noivos interajam

mais de perto com cada convidado.

Local intimista: Os mini weddings costumam ser realizados em locais mais compactos e

aconchegantes, como jardins particulares, restaurantes charmosos, casas de campo ou espaços

alternativos, como vinícolas, praias ou até mesmo em casa. O ambiente é cuidadosamente

decorado para criar uma atmosfera acolhedora e personalizada

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Personalização: Com um número menor de convidados, os casais têm a oportunidade de

personalizar cada detalhe do casamento de acordo com seus gostos e preferências. Desde o

menu e a seleção de bebidas até a decoração, os noivos têm mais flexibilidade para criar uma

experiência única e especial.

Interação próxima: uma vantagem do mini wedding é que os noivos podem passar mais tempo

interagindo e aproveitando a presença de cada convidado. Isso cria um ambiente mais relaxado

e propício para conversas significativas e momentos compartilhados.

Menor custo: Devido ao número reduzido de convidados, os mini weddings tendem a ter um custo

total menor em comparação com casamentos tradicionais. Isso permite que os noivos invistam

em detalhes mais refinados e personalizados, como uma culinária gourmet, uma seleção de

vinhos premium ou uma decoração mais elaborada.

Cerimônia mais simplificada: Os mini weddings muitas vezes têm uma cerimônia mais curta e

simplificada, sem perder o significado e a emoção do casamento. Isso permite que os noivos e

seus convidados se concentrem nos momentos mais importantes e intensos da celebração.

Em resumo, um mini wedding é uma opção de casamento íntimo, com um número reduzido de

convidados, focado em criar uma experiência personalizada e aconchegante. É uma alternativa

para casais que preferem uma celebração mais intimista, com atenção aos detalhes e interação

próxima com os convidados.

Depois que você conheceu a importância e os passos essenciais para a produção de um

evento e entendeu mais sobre o mini wedding, agora é a sua vez de praticar!

Para realizar a atividade proposta, você deve realizar o planejamento de um mini wedding fictício

em sua cidade. Para isso, após ler atentamente as informações, você deve seguir as seguintes

etapas:

1. a) Você irá planejar o casamento de Carla e Fábio, eles optaram por um mini wedding (para 40

pessoas) e possuem 25 mil reais para realizar o evento e deixaram TUDO à sua escolha, então

use sua criatividade!

LEMBRE-SE: O evento acontecerá em sua cidade, portanto, você deverá pesquisar

fornecedores, opções de locais, menus, bebidas, valores, e tudo mais que engloba um casamento

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e montar duas propostas de planejamento do evento (uma mais cara e outra mais barata –

mantendo o orçamento), em slides no power point, para exibir ao casal.

1. b) Liste TODOS os pontos mais importantes que um casamento precisa ter (como local da

cerimônia, local da recepção, decoração, música, doces, foto e vídeo, buffet, bar, etc.) E, também,

os detalhes que o evento deve ter (como convites, lembrancinhas, segurança, energia,

equipamentos de som, mapa de acesso ao local, limpeza do local, etc.), de acordo com o padrão

de um mini wedding, claro.

1. c) Faça uma pesquisa em sua cidade sobre fornecedores que atendem casamentos e festas para

ter uma noção de valores e das possibilidades que podem existir e que você considerará para

montar um casamento completo para Carla e Fábio.

1. d) Pesquise fotos e ideias de decoração, lembrancinhas, detalhes do casamento e coloque

também em sua apresentação de slides, para que os noivos compreendam as ideias de sua

proposta.

1. e) Após isso, você irá montar uma única apresentação de slides, na qual você apresentará 2

propostas aos noivos Carla e Fábio, uma mais cara e uma mais barata para eles decidirem. Nesta

apresentação você deve inserir todas as informações necessárias sobre o evento, dados, valores,

datas e fotos de ideias das suas propostas, para que não fique nenhuma dúvida acerca do evento.

Sua apresentação deve ter até 12 slides.

Avaliando os resultados:

Avalie se a apresentação conta com pontos chave, como locais de recepção (salões de eventos,

chácaras, igrejas), serviços de catering (buffet e coquetelaria), fotógrafos (vídeo e foto), floristas

(floriculturas), empresas de aluguel de equipamentos e decoração, músicos e DJs, entre outros.

Considere os pontos mais importantes que um casamento precisa ter (como local da cerimônia,

local da recepção, decoração, música, doces, foto e vídeo, buffet, bar, etc.) E, também, os

detalhes que o evento deve ter (como convites, lembrancinhas, segurança, energia,

equipamentos de som, mapa de acesso ao local, limpeza do local, etc.), de acordo com o padrão

de um mini wedding.

É necessário que o aluno demonstre que pesquisou estes fornecedores ali, em sua

regionalidade e se dedicou à organização do evento.

Avalie também se o(a) aluno(a) atendeu o critério de clareza na apresentação das propostar do

mini wedding, inserindo duas opções, uma mais cara e outra mais barata dentro do orçamento

de 25 mil reais. E, a quantidade de slides na apresentação, até 12-15, slides em média, não sendo

este um ponto principal. A apresentação deve ter qualidade e mostrar fotos além das informações

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práticas do evento.

Ao visualizar o material da apresentação, coloque-se na posição de consumidor do produto

e veja se apresenta todos os dados importantes que você gostaria de saber ao realizar um evento

com um (a) profissional da gestão de eventos que passe confiança. Esse critério também deve

orientar na correção do material.

Checklist:

Apresentação de Slides

Slide 1: Introdução

– Breve introdução sobre a importância do planejamento de eventos e o conceito de mini wedding.

Slide 2: Proposta 1: Mais Cara – Descrição detalhada da proposta mais cara, incluindo local,

decoração, buffet, música, foto e vídeo, lembrancinhas e convites.

Slide 3: Proposta 1: Detalhes – Fotos e ideias de decoração, lembrancinhas e outros detalhes da

proposta mais cara.

Slide 4: Proposta 2: Mais Barata – Descrição detalhada da proposta mais barata, incluindo local,

decoração, buffet, música, foto e vídeo, lembrancinhas e convites.

Slide 5: Proposta 2: Detalhes – Fotos e ideias de decoração, lembrancinhas e outros detalhes da

proposta mais barata.

Slide 6: Local da Cerimônia e Recepção – Fotos e descrição dos locais escolhidos para a

cerimônia e recepção em ambas as propostas.

Slide 7: Decoração – Fotos e descrição das ideias de decoração para ambas as propostas.

Slide 8: Buffet e Bebidas – Descrição dos menus e seleção de bebidas para ambas as propostas.

Slide 9: Música – Descrição dos DJs e opções de música para ambas as propostas.

Slide 10: Foto e Vídeo – Descrição dos serviços de foto e vídeo para ambas as propostas.

Slide 11: Lembrancinhas – Fotos e descrição das ideias de lembrancinhas para ambas as

propostas.

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Slide 12: Convites – Fotos e descrição dos convites para ambas as propostas.

RESULTADOS

Resultados do experimento:

Entrega de um arquivo PDF que contemple todas as etapas da atividade prática, conforme

apresentado no checklist.

Resultados de Aprendizagem:

Planejamento Financeiro: Os alunos aprenderão a desenvolver e gerenciar um orçamento para

um evento, garantindo que todas as despesas estejam dentro do limite estabelecido.

Pesquisa de Fornecedores: Os alunos realizarão pesquisas para identificar fornecedores locais

que atendam às necessidades do evento, considerando qualidade e custo.

Criação de Propostas: Os alunos criarão duas propostas de planejamento para um mini wedding,

uma mais cara e outra mais barata, mantendo o orçamento de R$ 25.000,00.

Identificação dos Pontos Cruciais: Os alunos listarão todos os pontos importantes que um

casamento precisa ter, como local da cerimônia, local da recepção, decoração, música, doces,

foto e vídeo, buffet, bar, etc.

Atenção aos Detalhes: Os alunos identificarão os detalhes que o evento deve ter, como convites,

lembrancinhas, segurança, energia, equipamentos de som, mapa de acesso ao local, limpeza do

local, etc.

Apresentação Visual: Os alunos montarão uma apresentação de slides com até 12 slides,

apresentando duas propostas aos noivos, incluindo todas as informações necessárias sobre o

evento, dados, valores, datas e fotos de ideias.

Análise Crítica: Os alunos responderão a questões críticas sobre a vantagem de tarar a balança

com o béquer dentro e a escolha das vidrarias mais indicadas para medição de volumes.

Os alunos desenvolverão uma compreensão abrangente da gestão de eventos para casamentos,

habilidades práticas de planejamento e orçamento, e a capacidade de realizar pesquisas e

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apresentar propostas detalhadas. Além disso, eles aprenderão a importância da comunicação

eficaz, resolução de conflitos e trabalho em equipe na gestão de eventos.